المهام التشغيلية

×

رسالة الخطأ

Domain module installation is incomplete. See INSTALL.txt and check your settings.php file.

يعمل مركز الوثائق و المحفوظات على تزويد الوحدات الإدارية و الأكاديمية بالجامعة بالخدمات الرئيسية التالية:

  • حفظ الوثائق
  •  استرجاع الوثائق
  • إتلاف الوثائق
  • مراجعة الوثائق
  • الإشراف
  • التدريب

 

  1. حفظ الوثائق :

 يقوم مركز الوثائق بحفظ الوثائق المتوسطة الأجل (من 5 الى 10 سنوات) و التي لا تستخدم لغايات العمل اليومي في إدارات و أقسام الجامعة، ويكون الاحتفاظ بها ضروري لغايات مالية أو إدارية, ويقوم المركز بتنظيم عملية حفظ الوثائق بناءا على الجدول الزمني الخاص باستحداثها أو صرفها, و من سياسات هذه الخدمة الأتي

  • إنشاء و حفظ الوثائق و المحفوظات المناسبة و الكافية لضمان سير العمل في إدارات و أقسام الجامعة.
  •  وضع برامج الاحتفاظ بالوثائق بصورة إجراءات و أنظمة واضحة.
  •  الاحتفاظ بالوثائق و إتلافها بناءا على قرارات جداول الاحتفاظ و الإتلاف الزمنية المعتمدة.

 

  1. استرجاع الوثائق :

يمتلك المركز سلطة الوصول الى و استرجاع الوثائق والمحفوظات و يوفر مرجعية واضحة لاسترجاع الوثائق و تسليمها الى الجهة الطالبة بحيث لا تزيد مدة التسليم للجهة الطالبة عن 24 ساعة من وقت الطلب و تندرج تحت هذه الخدمة منهجية إعادة الوثائق الى المركز و التزويد و الإعارة للجهات الخارجية, ومن سياسات هذه الخدمة 

  • توفير نموذج محدد لطلب الوثائق و المحفوظات من الإدارات و الأقسام المختلفة.
  • تنحصر مقدرة استرجاع الوثائق و المحفوظات الى الدائرة التي أودعتها و يتطلب من الدوائر و الأقسام الأخرى إذن خاص بذالك.

 

  1. إتلاف الوثائق :

يتبع المركز آلية ومنهجية واضحة لإتلاف الوثائق و المحفوظات و بالنظر الى التكلفة المتزايدة لحفظ الوثائق و المحفوظات فإن العمل على إتلاف الوثائق الغير مستخدمة و التي أنهت تاريخ الحفظ الخاص بها بات أمرا ضروريا,  و من سياسات هذه الخدمة

  • تكون مسؤولية إتلاف الوثائق لمركز الوثائق و المحفوظات فقط وتقدم الإدارات و الأقسام الجامعية التوصيات الخاصة بتاريخ الإتلاف   للوثائق التابعة لها ويرجع القرار النهائي للإتلاف الى المركز .
  • تستخدم أكياس وصناديق خاصة لإتلاف الوثائق و المحفوظات ولا تتواجد إلا بمركز الوثائق و المحفوظات.
  •  يمكن إتلاف أي نسخة من الوثائق و المحفوظات من دون الحاجة الى الرجوع الى المركز وذالك بعد التأكد من ان النسخة الأصلية موجودة و محفوظة.
  •  وضع نظام لمعاقبة الموظف الذي يتلف سجل من دون إذن رسمي.

 

  1. مراجعة الوثائق:

يقوم مركز الوثائق و المحفوظات كل عام بتبليغ الأقسام و الإدارات المختلفة بضرورة القيام بعمليات مراجعة لوثائقها و تقوم الأقسام المختلفة و بالتعاون مع المركز بمراجعة الوثائق 

و المحفوظات لغايات تجديدها أو حفظها أو إتلافها و من سياسات هذه الخدمة

  •  استحداث رسالة مراجعة على مستوى الإدارات و الأقسام الجامعية و موجهه الى رؤسائها.
  •   دراسة التوصيات من الأقسام والكليات الجامعية المختلفة و المرفوعة الى مركز الوثائق و المحفوظات.

 

  1. الاشراف :

                                                                                          يقوم المركز بالإشراف على العمليات المتعلقة بالوثائق وإدارتها في داخل أقسام وكليات الجامعة المختلفة و التأكد ان التعامل مع الوثائق يسري وفقا لسياسات مركز الوثائق و المحفوظات وتتضمن هذه الخدمة

  •  التأكد من أن الترميز للوثائق يسري ضمن خطة الترميز الموضوعة.
  •  التأكد من سير عمليات التصنيف بالصورة الصحيحة.
  •  ضمان ديمومة سير العمل بإدارات و أقسام الجامعة وفقا لسياسات مركز الوثائق و المحفوظات.

 

  1. التدريب :

                                                                                           يعمل المركز على توفير التدريب الأساسي على كيفية استخدام و استرجاع الوثائق و المحفوظات من قبل العاملين بالجامعة و يقوم بنشر ثقافة الوعي بمجال الوثائق و كيفية حمايتها ومن سياسات هذه الخدمة

  • عقد دورات تتعلق بإدارة الوثائق و المحفوظات للعاملين بالجامعة.
  •  نشر التوعية بأهمية الوثائق و المحفوظات الجامعية و توزيع المنشورات الخاصة بذالك على أقسام و إدارات و كليات الجامعة.
  • عمل ورشات العمل الخاصة بإدارة الوثائق و المحفوظات.
  • تحديد و توضيح المهام و المسؤوليات المتعلقة بإدارة الوثائق و المحفوظات وتعريفها للعاملين بالجامعة.