خطة ترميز الأجهزة الحكومية :
- تهدف خطة ترميز الأجهزة الحكومية الي تحقيق النتائج التالية :
- إعطاء رمز ثابت لكل جهاز حكومي تحقيقا لنص الفقرة ( 2 ) من المادة ( 4 ) من نظام الوثائق والمحفوظات مما يميز كل جهاز حكومي عن غيره من الأجهزة الحكومية , ويميز الوثائق الصادرة عنه عن سائر وثائق الأجهزة الأخرى .
- تمييز الوحدات الإدارية للأعمال الأساسية للأجهزة الحكومية عن الوحدات الإدارية للأعمال المساعدة , مما يميز الوثائق الناتجة عن كل منها عن غيرها ويسهل حفظ الوثائق تحت رمز الوحدات التي أنتجتها تحقيقا لمبدا الأصل والنشأة الذي هو أحد أهم مبادئ حفظ الوثائق والمحفوظات .
- تمييز النشاطات الأساسية المختلفة للجهاز عن بعضها البعض .
- تمييز النشاطات المساعدة المختلفة عن بعضها البعض .
- تمييز الأعمال المتعلقة بالفروع عن الأعمال المتعلقة بالجهاز الأساسي والوثائق الناتجة عنها .
- تمييز الأعمال المتعلقة بفرع معين عن الأعمال المتعلقة بالفروع الأخرى , والوثائق الناتجة عنها .
- وتتم خطة ترميز الأجهزة الحكومية من خلال المراحل الترميزية التالية :
- ترميز الأجهزة الحكومية .
- الترميز الداخلي للجهاز الحكومي .