ملخص عن إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات بالجامعة
تعد البيانات والمعلومات ثروة وطنية يجب المحافظة عليها هذا ما جاء في تعميم مجلس الوزراء رقم 14/8/1427هـ والقاضي بالموافقة على توصيات اللجنة الوزارية للتنظيم الإداري بهيئة خبراء المجلس والتي تعني بكيفية التعامل مع الوثائق الرسمية وتداولها داخل الأجهزة الحكومية حيث وضعت الخطوات الأساسية للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات والكيفية التي يتعامل بها مع الأجهزة الحكومية لإعداد اللوائح التنظيمية وتوحيد إجراءات العمل المتعلقة بها. وانطلاقا من هذا التعميم بادرت جامعة الملك خالد بإنشاء مركزاً للوثائق والمحفوظات بالتعاون مع المركز الوطني ووضع السياسات واللوائح التنظيمية الخاصة بأعماله وبيان مهام المركز التفصيلية والتشغيلية والأهداف التي انشئ من أجله . وتعتبر الوثائق و المحفوظات الجامعية من الممتلكات الهامة والتي يجب العمل على إدارتها و المحافظة عليها حيث تدعم عملية توفر الوثائق و سهولة الوصول إليها وإدارتها قدرة الجامعة على اتخاذ القرارات الإدارية و التواصل السريع و الفعال بين الإدارات و الأقسام الجامعية المختلفة و التي من شأنها رفع كفاءة العمليات والإجراءات بالجامعة. ومع تطور الجامعة و خدماتها التي تقدمها وتعدد إداراتها و أقسامها تظهر العديد من المشاكل مثل ازدياد حجم الوثائق والمحفوظات و ازدواجية مصادر حفظها و صعوبة التعامل معها و إدارتها و مشاكل تعرضها إلى التلف و الضياع وبالتالي تزداد الحاجة إلى وجود آليات و أنظمة محددة لإدارتها و حمايتها. و قد تم وضع نموذج العمل الخاص بمركز الوثائق و المحفوظات ليتناسب مع مهام الجامعة وخدماتها التي تقدمها حيث تم عمل دراسة مقارنة مع أفضل الممارسات بالجامعات الأجنبية بمجال إدارة الوثائق و المحفوظات كجامعة مانشستر و ليفربول و من خلال هذه المقارنة تم وضع أهداف المركز و مهامه و مسؤولياته و أنواع الخدمات التي يقدمها للجامعة و آليات و إجراءات العمل الخاصة بها و تم تحديد المهام و المسؤوليات الخاصة بمدير المركز و الموظفين التابعين له ووضع بطاقات الوصف الوظيفي الخاصة بهم للوصول الى نموذج العمل الذي يضمن سير العمليات بالمركز بفعالية و كفاءة عالية وضمن المعايير العالمية.
أهداف المركز ومهامه الرئيسية:
- الإدارة الفعالة للوثائق والمحفوظات بطريقة علمية منهجية عن طريق وضع الإطار العام والمنهجيات الفعالة لإنشاء الوثائق وترميزها وحفظها واستخدامها واسترجاعها.
- الدعم الأساسي لوظائف الجامعة الإدارية و المالية والأكاديمية لتشمل التدريس والبحوث ، و ذالك بتقديم وتزويد الوثائق و المحفوظات الخاصة بها.
- التأهيل العلمي و رفع المستوى المعرفي والثقافي لموظفي الحفظ بالجامعة عن طريق تدريبهم وتعريفهم بكيفية التعامل مع الوثائق وتوزيع المهام والمسؤوليات.
- تعزيز و دعم المساءلة عن طريق ضمان حفظ الوثائق بصورة أمنة ولمدة مناسبة من الوقت.
- تصنيف الوثائق و المحفوظات إلى أنواعها الأساسية و تحديد مسؤوليات و مهام المركز اتجاهها.
- العمل على إزالة الازدواجية في حفظ الوثائق و المحفوظات الجامعية.
- رفع كفاءة العمليات الإدارية وتسريع القدرة على اتخاذ القرارات عن طريق تحقيق الاتصال الداخلي الوثائقي بين الإدارات والأقسام الداخلية بالجامعة .
- متابعة سير الوثائق و المحفوظات من خلال تسجيل المعلومات المتعلقة باستخدامها و حركة تنقلاتها بالجامعة.
- تطوير وتحديث الجداول الزمنية للاحتفاظ بالوثائق و التي تضع الأساس للتصرف بالوثائق و إدارتها.
- تحقيق التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.
- التنسيق الإداري والفني لمهام اللجنة الدائمة للوثائق ولجان المراجعة ولجان الإتلاف ولجان التدريب.
- العمل على تهيئة أماكن الحفظ وتوفير الوسائل المناسبة لحماية الوثائق.